Datenschutzerklärung

Datenschutzanfragen: info@alma.schule

Für die öffentliche Website unter https://www.alma.schule gilt eine eigene Datenschutzerklärung. Sie beschreibt den Aufruf der Website, das Kontaktformular und die dort eingesetzte Werbemessung.

Bei Daten, die innerhalb eines Schul-, Kita- oder Trägermandanten verarbeitet werden, ist grundsätzlich die Schule oder der Träger, die oder der den Zugang bereitstellt, Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Der Anbieter von Alma verarbeitet diese Daten im Auftrag nach Artikel 28 DSGVO. Für den technischen Betrieb der Anwendung selbst — etwa Server-Protokolle und die Absicherung der Anmeldung — ist der oben genannte Anbieter Verantwortlicher.

Betroffenenanfragen zu Kinder-, Familien-, Beschäftigten-, Vertrags- oder Finanzdaten richten Sie deshalb zuerst an Ihre Schule beziehungsweise Ihren Träger. Technische Datenschutzanfragen zu Alma können zusätzlich an die oben genannte Kontaktadresse gerichtet werden.

Beim Aufruf der Anwendung werden die technisch erforderlichen Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung, der Fehleranalyse und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, verfügbaren und fehlerfreien Dienst. Bei Server-Protokollen prüfen wir die weitere Erforderlichkeit spätestens nach 30 Tagen; nicht mehr benötigte Protokolle werden dabei gelöscht. Bei einem Sicherheitsvorfall dürfen die hierfür erforderlichen Auszüge bis zur abschließenden Klärung und darüber hinaus nur so lange aufbewahrt werden, wie gesetzliche Nachweis- oder Verjährungsfristen dies erfordern.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt der Anfrage, um sie zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO bei vertraglichen Anliegen, andernfalls Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem Interesse an einer geordneten Kommunikation und der Bearbeitung von Datenschutz- und Supportanfragen. Anfragen werden spätestens 12 Monate nach der abschließenden Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Anwendung und Datenbank werden im Hetzner-Rechenzentrumspark FSN1 in Falkenstein, Deutschland gehostet. Die Hetzner Online GmbH ist als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden; die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.

Für das Hosting ist keine Übermittlung von Anwendungsdaten in ein Drittland vorgesehen. Werden künftig weitere Unterauftragsverarbeiter eingesetzt oder Datenflüsse geändert, wird diese Erklärung vor dem Einsatz aktualisiert.

In der Anwendung verwenden wir keine Analyse- oder Marketingdienste und setzen keine einwilligungspflichtigen Tracking-Cookies ein. Deshalb erscheint kein vorgeschalteter Einwilligungsbanner.

Die Authentifizierungs- und Sicherheitscookies sind für den ausdrücklich angeforderten Login und die geschützte Sitzung technisch erforderlich. Der Zugriff auf das Endgerät stützt sich deshalb auf § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG. Darstellungspräferenzen sowie temporäre Arbeits-, Such- und Filterstände werden erst gespeichert, nachdem Sie die entsprechende Darstellung gewählt oder die jeweilige Funktion selbst verwendet haben. Sie dienen ausschließlich dazu, diesen angeforderten Zustand beziehungsweise Arbeitsschritt bereitzustellen; sie werden nicht zu Analyse-, Profiling- oder Werbezwecken genutzt. Auch hierfür stützen wir uns auf § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG. Einstellungen lassen sich in der jeweiligen Funktion zurücksetzen; lokale Daten können zusätzlich über den Browser gelöscht werden. Sollten künftig nicht erforderliche Speicherungen hinzukommen, werden diese erst nach einer Einwilligung gemäß § 25 Absatz 1 TDDDG eingesetzt.

Soweit der Anbieter nach dem Zugriff auf das Endgerät personenbezogene Daten in eigener Verantwortung verarbeitet, erfolgt dies zur Bereitstellung des vertraglich vereinbarten Zugangs nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO beziehungsweise zur sicheren und nutzerfreundlichen Bereitstellung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Für mandantenbezogene Verarbeitungen bestimmt die verantwortliche Schule oder der Träger die Rechtsgrundlage; maßgeblich sind deren Datenschutzinformationen.

Bei der Anmeldung werden Schulkennung, E-Mail-Adresse und Passwort verarbeitet. Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert. Für die sichere Sitzung werden Authentifizierungs- und Berechtigungsinformationen in einem verschlüsselten, HTTP-only-Cookie geführt. Je nach freigeschaltetem Modul verarbeitet Alma anschließend die von der jeweiligen Einrichtung eingegebenen Stamm-, Organisations-, Vertrags-, Finanz- und Dokumentdaten.

Zweck und Rechtsgrundlage der fachlichen Verarbeitung bestimmt die jeweilige Schule oder der Träger. Alma verarbeitet die Daten nur zur Bereitstellung, Absicherung und Wartung des vereinbarten Dienstes sowie nach dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Rollenbasierte Berechtigungen und die datenbankseitige Mandantentrennung begrenzen den Zugriff.

Hilfefunktion und Produktverbesserung

Automatische Nutzungssignale werden nur erfasst, wenn Ihre Einrichtung das optionale, standardmäßig deaktivierte Modul „Hilfetelemetrie“ nach Festlegung und Dokumentation der Rechtsgrundlage freischaltet. Öffnen Sie danach das kontextsensitive Hilfepanel oder einen Handbuchartikel, verarbeitet Alma den Mandanten, Ihre Rollen, den Zeitpunkt sowie den aufgerufenen, datensatzfreien Seiten- oder Artikelkontext. Suchen ohne Treffer werden ohne den Suchtext gezählt.

Suchbegriffe bleiben im aktuellen Tab. Beim Wechsel zur Ergebnisseite werden sie kurzzeitig im Sitzungsspeicher dieses Tabs übergeben und beim Lesen sofort entfernt; sie werden weder an die API übertragen noch in der Adresse, Hilfetelemetrie oder in Logs gespeichert.

Die automatischen Nutzungssignale helfen, Anleitungen auffindbar und verständlich zu halten und konkrete Supportlücken zu beheben. Die Signale enthalten keine Nutzer-, Konto- oder Sitzungs-ID, sind durch Mandant, Rollen und Zeitpunkt aber nicht anonym, sondern identitätsarm und gegebenenfalls einer kleinen Personengruppe zuordenbar. Sie werden nur innerhalb der jeweiligen Einrichtung und durch ausdrücklich autorisierte Supportpersonen ausgewertet, nicht für Werbung oder ein personenbezogenes Profiling. Verantwortlichkeit und Rechtsgrundlage richten sich wie bei der übrigen Anwendungsnutzung nach dem Auftrag und den dokumentierten Festlegungen der jeweiligen Schule oder des Trägers. Ohne diese Festlegung bleibt die automatische Hilfetelemetrie technisch deaktiviert.

Historische Bewertungen und Verbesserungsvorschläge, die vor Entfernung der entsprechenden Funktionen gespeichert wurden, bleiben bis zu den unten genannten Löschfristen erhalten. Historische Verbesserungsvorschläge können den damals eingegebenen Freitext enthalten. Diese Bestandsdaten werden nicht mehr ausgewertet und ausschließlich für ihre kontrollierte Löschung und deren Nachweis aufbewahrt.

Wird ein historischer Verbesserungsvorschlag wegen eines Löschverlangens oder Datenschutzvorfalls vorzeitig entfernt oder werden beim Vertragsende alle Hilfesignale einer Einrichtung gelöscht, speichert Alma ausschließlich zum Nachweis dieses Löschvorgangs einen unveränderlichen, freitextfreien Datensatz. Er enthält den Mandanten, den Vorgang, Zählwerte, den Zeitpunkt und bei einer Einzellöschung die technische Zielkennung, aber nicht den gelöschten Inhalt.

Zugriff erhalten nur berechtigte Personen der jeweiligen Einrichtung und die für Betrieb und Support ausdrücklich autorisierten Personen. Der Hosting-Anbieter verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter. Ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt; eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Eine Offenlegung erfolgt darüber hinaus nur, wenn sie gesetzlich vorgeschrieben ist, zur Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich wird oder die betroffene Person wirksam eingewilligt hat.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie der jeweilige Zweck, der Vertrag mit der Einrichtung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern. Für fachliche Daten legt die verantwortliche Schule oder der Träger die Lösch- und Aufbewahrungsfristen fest. Nach Vertragsende werden Daten nach Weisung zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Historischer Freitext aus Verbesserungsvorschlägen wird spätestens 30 Tage nach der Abgabe zur Löschung fällig. Bereits gespeicherte Bewertungen sowie identitätsarme Hilfetelemetrie werden spätestens 13 Monate nach ihrer Erfassung zur Löschung fällig. Der freitextfreie Nachweis einer vorzeitigen Löschung wird spätestens 13 Monate nach dem Löschvorgang zur Löschung fällig. Ein mandantenisolierter Löschlauf arbeitet fällige Signale mindestens stündlich ab und entfernt in einem parameterlosen Schritt ausschließlich fällige Lösch-Nachweise; begrenzte Rückstände und Fehler werden im Folgelauf erneut verarbeitet. Ein eng autorisierter Löschweg ermöglicht bei einem Datenschutzvorfall, einem Löschverlangen oder dem Ende des Auftrags eine frühere Entfernung. Suchbegriffe werden nicht dauerhaft gespeichert und verlassen den aktuellen Tab nicht.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für nichtöffentliche Verantwortliche in Bayern ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) zuständig. Sie dürfen sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Widerspruchsrecht: Soweit eine Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Die Verarbeitung wird dann beendet, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.

Ohne die für Anmeldung und Vertragserfüllung erforderlichen Angaben kann die Anwendung nicht bereitgestellt werden. Die Anwendung trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und verwendet kein Profiling zu Werbezwecken.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Datenflüsse, Auftragsverarbeiter oder Rechtsgrundlagen ändern. Maßgeblich ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.