Für Schulen
Freie und private Schulen organisieren Aufnahme, Klassen, Schulgeld und Elternkommunikation an einem Ort.
Eine Software für Schule, Kita und Träger
Schluss mit fünf Systemen und einer Excel-Tabelle.
Alma führt Schule, Kita, Personal, Finanzen und Eltern in einer Oberfläche zusammen – und zeigt Ihrem Team jeden Morgen, was wirklich ansteht.
DSGVO-konform · Hosting in Falkenstein, Deutschland
Eine Software statt vieler Einzellösungen
DSGVO-konform und in Deutschland gehostet
SEPA und DATEV ohne doppelte Arbeit
Verwaltung und Familien einfach verbunden
Für wen
Eine Software, drei Perspektiven
Für Kitas und Kinderhäuser
Gruppen, Plätze, Betreuungsverträge und Beiträge – abgestimmt mit der Schule, wenn beide zusammengehören.
Für Träger mit mehreren Einrichtungen
Jede Einrichtung arbeitet in ihrem eigenen geschützten Bereich – der Träger behält Verwaltung, Verein und Spenden gemeinsam im Blick.
Ein System
Alles Wichtige bleibt miteinander verbunden
Alma denkt nicht in isolierten Listen. Familie, Vertrag, Buchung, Zahlung und Dokument bleiben miteinander verbunden – damit Teams weniger suchen und sicherer entscheiden.
Klare nächste Schritte
Dashboards und klare nächste Schritte zeigen, was jetzt wirklich zu tun ist.
Angaben nur einmal pflegen
Schule, Kita, Personal, Eltern und Verein nutzen dieselben verlässlichen Angaben.
Abläufe, die weiterführen
Von der Aufnahme bis zur Jahresbescheinigung bleibt jeder Prozess nachvollziehbar.
Im Alltag
Verständlich für Verwaltung und Familien
Komplexe Verwaltungsaufgaben bleiben im Hintergrund. Eltern und Mitarbeitende sehen nur das, was sie für ihre nächste Aufgabe brauchen.
Elternportal
Familien erledigen vieles selbst
Familien buchen passende Angebote, übernehmen Elternarbeit und laden ihre Bescheinigungen zentral herunter. Dabei sehen sie nur Informationen zu ihren eigenen Kindern.
- Angebote und Ausflüge buchen
- Einsätze verbindlich übernehmen
- Dokumente sicher abrufen
Finanzen
Zahlungen werden zu klaren Aufgaben
Alma führt von der Rechnung über den SEPA-Lastschriftlauf bis zur verbuchten Zahlung. Rücklastschriften werden als Gegenbuchung erfasst und bleiben zur Klärung sichtbar.
- Monatliche Rechnungen sicher erstellen
- Lastschriftläufe als SEPA-Datei einreichen
- Rücklastschriften gezielt klären
Flexibel erweiterbar
Wählen Sie die Bereiche, die Sie brauchen
Alma wächst mit Ihren Aufgaben. Alle gewählten Bereiche greifen auf dieselben Angaben zu und arbeiten ohne doppelte Pflege zusammen.
Schule
Vom ersten Kontakt bis zum Übergang
Alle wichtigen Angaben zu Kindern, Familien und Klassen bleiben übersichtlich verbunden.
- Kinder, Familien, Klassen und Standorte
- Geführte Aufnahme und Schulzuordnung
- Angebote, AGs, Kurse und Ausflüge
- Schuljahre, Wechsel und Übergänge
Kita & Kinderhaus
Gruppen, Plätze und Betreuung im Blick
Betreuung und Beiträge greifen nahtlos in Schule und Finanzen – ohne doppelte Pflege.
- Kita-Gruppen, Plätze und Belegung
- Aufnahme und Betreuungsverträge
- Beiträge fließen direkt in die Abrechnung
- Übergang in die Schule ohne Neuerfassung
Finanzen
Von der Vereinbarung bis zum Zahlungseingang
Schulgeld, Betreuung, Verpflegung und Zusatzangebote greifen ohne doppelte Pflege ineinander.
- Tarife, Sozialstaffel und Geschwisterregeln
- Verträge, Rechnungen und Jahresbescheinigungen
- SEPA-Lastschrift mit Lastschriftläufen
- DATEV-Export, Spenden und Zuwendungsbelege
Personal
Ihr Team verlässlich organisiert
Personalverwaltung gehört in dieselbe Software wie der Alltag, den das Team trägt.
- Digitale Personalakten und Verträge
- Abwesenheiten, Urlaub und Vertretungen
- Unterlagen und Nachweise je Person
- Vorbereitung der Lohnabrechnung
Elternportal & Elternarbeit
Verein & Spenden
Jahresbescheinigungen
Dokumente & Nachweise
Standorte & Schuljahre
CSV-Import & Umstieg
In Entwicklung
Was als Nächstes kommt
Alma wächst weiter in den pädagogischen und organisatorischen Schulalltag. Diese Bereiche entwickeln wir als nächste Ausbaustufen.
In Entwicklung
Digitales Klassenbuch
Anwesenheiten, Unterrichtsinhalte und Bemerkungen sicher an einem Ort dokumentieren.
In Entwicklung
Stunden- & Vertretungsplanung
Unterricht, Räume und Vertretungen planen und Änderungen schnell im Team sichtbar machen.
In Entwicklung
Noten & Zeugnisse
Leistungen passend zur Notenskala erfassen und Zeugnisse nachvollziehbar vorbereiten.
In Entwicklung
Nachrichten & Elternbriefe
Informationen gezielt an Familien und Mitarbeitende senden und Rückmeldungen im Blick behalten.
In Entwicklung
Auswertungen & Schulstatistik
Kennzahlen, Berichte und notwendige Meldungen aus bereits vorhandenen Daten ableiten.
In Entwicklung
Integrierte Buchhaltung
GoBD-konforme Buchungen und Abschlüsse direkt in Alma führen – ergänzend zum bestehenden DATEV-Export.
Reihenfolge und Umfang stimmen wir fortlaufend mit Schulen, Kitas und Trägern ab. Konkrete Veröffentlichungstermine geben wir bekannt, sobald sie verlässlich feststehen.
Datenschutz & Sicherheit
Sensible Daten brauchen verlässlichen Schutz
Alma ist für die Arbeit mit Daten Minderjähriger und Finanzinformationen gebaut. Getrennte Bereiche und klare Zugriffsrechte schützen Informationen auch dann, wenn viele Menschen mit unterschiedlichen Aufgaben zusammenarbeiten.
DSGVO-konform
Alma wird DSGVO-konform betrieben und ist auf den datensparsamen Umgang mit besonders schützenswerten Schul- und Familiendaten ausgelegt.
Ein geschützter Bereich je Einrichtung
Jede Schule und Kita arbeitet in einem eigenen geschützten Bereich. Daten anderer Einrichtungen bleiben zuverlässig getrennt.
Zugriff passend zur Aufgabe
Sekretariat, Schulleitung, Kassenwart, Kita-Leitung, Eltern und weitere Rollen sehen nur die Informationen, die ihre Aufgabe erfordert.
Hosting in Falkenstein, Deutschland
Alma und die darin gespeicherten Daten werden in Falkenstein betrieben. Die Daten bleiben beim Hosting in Deutschland.
Über uns
In einer Schule entstanden – nicht am Reißbrett
- Von Eltern und Mitarbeitenden gebaut
- Im echten Schul- und Kita-Alltag erprobt
- Getragen von einer Schulgemeinschaft
Alma ist nicht in einem Softwareunternehmen entstanden, sondern im Alltag einer Schule: Eltern und Mitarbeitende der Montessori-Schule in Kronberg im Taunus suchten eine Verwaltung, die zu ihrer Wirklichkeit passt – eine Grundschule und ein Kinderhaus unter einem Träger, ein Förderverein, verbindliche Elternarbeit und Beiträge, die fair nach Einkommen gestaffelt sind.
Am Markt fand sich dafür nichts Ganzes: Jede Lösung deckte einen Ausschnitt ab, den Rest übernahmen Excel-Listen und doppelte Datenpflege. Also haben wir selbst gebaut – zuerst für die eigene Verwaltung, gemeinsam mit den Menschen, die täglich damit arbeiten. Deshalb beantwortet jede Funktion in Alma eine Frage, die in einer echten Schulverwaltung wirklich gestellt wurde.
Aus dem internen Werkzeug ist eine erwachsene Software geworden, die heute an vielen Schulen und Kitas produktiv im Einsatz ist – von der einzelnen Grundschule bis zum Träger mit mehreren Einrichtungen. Geblieben ist unser Maßstab: Verwaltung soll Zeit für Kinder freimachen, nicht verbrauchen.
FAQ
Häufige Fragen zu Alma
Die wichtigsten Antworten für Schulen, Träger und Kitas auf einen Blick.
Für welche Einrichtungen ist Alma gedacht?
Alma richtet sich an freie und private Schulen, Schulträger, Kinderhäuser und Kitas – mit oder ohne angeschlossenen Förder- oder Trägerverein.
Wie kommen unsere bestehenden Daten in Alma?
Kinder, Familien und Kontaktdaten übernehmen Sie per CSV-Import aus Excel oder Ihrer bisherigen Lösung. Die geführte Aufnahme prüft dabei auf Dubletten – so gelingt der Umstieg in Tagen statt Wochen.
Müssen wir alle Module gleichzeitig einführen?
Nein. Sie beginnen mit den Bereichen, die Sie jetzt brauchen. Finanzen, Elternportal, Verein, Personal und Kita lassen sich später schrittweise ergänzen.
Können Eltern Alma selbst nutzen?
Ja. Im Elternportal finden Eltern und Sorgeberechtigte Angebote für ihre Familie, Elternarbeit, Buchungen sowie Bescheinigungen und Bestätigungen.
Wie unterstützt Alma bei Schulgeld und Zahlungen?
Alma unterstützt von Beitragsregeln und Rechnungen über SEPA-Lastschriften bis zum DATEV-Export.
Müssen Personal und Kita getrennt verwaltet werden?
Nein. Beide Bereiche nutzen dieselben Angaben zu Standorten und Zuständigkeiten. Kita-Beiträge fließen in die Abrechnung; Übergänge in die Schule bleiben nachvollziehbar.
Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)?
Ja. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Vertrag. Gehostet wird in Falkenstein, Deutschland.
Wie werden sensible Daten geschützt?
Jede Einrichtung arbeitet in einem eigenen geschützten Bereich. Finanz-, Kontakt- und Minderjährigendaten sind nur für Personen sichtbar, die sie für ihre Aufgabe benötigen.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Alma wird DSGVO-konform in Falkenstein, Deutschland gehostet. Auch die in Alma gespeicherten Daten werden dort verarbeitet.
Aus der Verwaltungspraxis
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Beitrag lesenWer darf welche Daten sehen
Rollen und Sichtbarkeit in der Schulverwaltung: warum „alle sehen alles" nicht trägt, wie sich Zugriffe aus Aufgaben ableiten und was bei Elternzugängen und Personalwechseln gilt.
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